برابر ماده یک آیین‌نامه قانون ثبت املاک، «هر اداره یا دایره ثبت اسناد ‌و املاک دارای دفاتر زیر خواهد بود:

1. 1. دفتر املاک

1. 1. دفتر نماینده املاک

1. 1. دفتر املاک توقیف شده

1. 1. دفتر ثبت و موقوفات

1. 1. دفترگواهی نمونه (امضاء)

1. 1. دفتر سپرده‌ها

1. 1. دفتر توزیع اظهارنامه‌ها

1. 1. دفتر املاک مجهول المالک

1. 1. دفتر ثبت شرکت‌ها

1. 1. دفتر اسناد رسمی

1. 1. دفتر آمار

1. دفترثبت قنوات»

(قانون ثبت اسناد و املاک ایران و اصلاحات و الحاقات بعدی، مصوب ۱۳۱۰/۱۲/۲۶.).

در قانون دفاتر اسناد رسمی و آیین‌نامه اجرایی آن نیز به دفاتری اشاره شده که داشتن آن ها برای دفاتر اسناد رسمی الزامی است. به نظر نمی‌رسد که الکترونیکی کردن تمام یا قسمتی از این دفاتر، منافاتی با مقررات مذکور داشته باشد. چنان که در قانون نمونه دفاتر اسناد رسمی آمریکا نیز، «دفتر الکترونیکی سوابق ثبتی » پیش‌بینی شده که کارکردی مشابه دفاتر موضوع ماده ۱۹ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران کشورمان دارد (قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سر دفتران و دفتریاران (مصوب ۲۵/۴/۱۳۵۴)).

به لحاظ همین کارکرد یکسان است که بند ۴ـ۱۴ قانون نمونه دفاتر اسناد رسمی آمریکا، دفتر الکترونیکی سوابق ثبتی را به عنوان وسیله‌ای الکترونیکی که سابقه‌ای دارای تاریخ و منظم که اعمال ثبتی توسط سردفتر در آن درج می‌شود، تعریف ‌کرده‌است. به منظور جلوگیری از هر گونه خدشه ‌به این دفاتر، همانند دفاتر کاغذی، قانون نمونه در فرازهای ششگانه‌یی از بند ۴ـ۱۴ شرایطی را برای آن ها مشخص ‌کرده‌است (قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سر دفتران و دفتریاران (مصوب ۲۵/۴/۱۳۵۴)).

دسترسی به محتوای دفتر و درج هر گونه مطلبی از سوی سردفتر در آن، تنها با ارائه پاره‌ای اطلاعات بیومتریک امکان‌پذیر است؛ مشروط براینکه این داده ها ‌با آنچه درحافظه دفتر وجود دارد،منطبق باشد. دفتر باید به گونه‌ای طراحی شود که افزودن یا کاستن‌از مندرجات آن پس از ثبت، از سوی سردفتر یا شخص دیگری غیرممکن باشد.

باید امکان ورود، مشاهده، چاپ یا ‌رو گرفت الکترونیکی محتوای دفتر از سوی شخصی که اسم رمز طراحی شده توسط سردفتر را در اختیار دارد یا سردفتر به شیوه‌ای دیگر دسترسی وی را ممکن ساخته است، وجود داشته باشد.

هر دفتری باید دارای نسخه پشتیبان باشد تا در صورت از بین رفتن یا نقص داده های اصلی به آن مراجعه شود.

باید امکان عکس گرفتن از امضای دستی یا اثرانگشت شخص یا سایر شناسه‌های زیستی و ذخیره آن به همان شکل واقعی، وجود داشته باشد. دفتر ثبت سوابق الکترونیکی باید به گونه‌یی باشد که در صورت لزوم نسخه‌ کاغذی یا الکترونیکی از تمام یا قسمتی از داده های بایگانی شده، امضاها و علایم بیومتریک بتوان تهیه کرد.

بند (۲) ماده ۱۹ قانون دفاتر مبین یکی از مزایای سند الکترونیکی در مقایسه با مشابه کاغذی آن است. زیرا افزودن و کاستن بر محتوای سند رسمی کاغذی، پس از پایان مراحل ثبتی آن، هم از سوی سردفتر و هم از سوی دیگر اشخاصی که بدان دسترسی دارند، امکان دارد و تنها با منع قانونی و ضمانت‌اجرا می‌توان این خطر را به حداقل رسانید. سند رسمی الکترونیکی، علاوه بر اینکه از مزیت اخیر به دلیل حکومت اصول و قواعد حاکم بر اسناد رسمی، بی‌بهره نیست؛ دارای این وصف بی‌همتاست که می‌تواند به گونه‌یی طراحی شود که علی‌الاصول و تحت شرایط معمول، قابل جعل و دستکاری نباشد (السان ۱۳۸۳، صص ۷۱-۶۸).

در بند (۵) همان ماده ، مقنن امکان استفاده از شناسه‌های زیستی (مانند علایم ژنتیکی، DNA و…) را به جای امضای دستی یا مهر جوهری شخص به رسمیت شناخته است. در هر حال، این شناسه‌ها باید به نحوی بایگانی شده باشند که بتوان از طریق آن ها تشخیص هویت کرد. در عمل، دفاتر اسناد رسمی از اثرانگشت الکترونیکی شخص به دلیل ارزان بودن تهیه و ذخیره، کم‌حجم بودن، کاربرد زیاد آن در روابط تجاری و شناسایی آن در قوانین و مقررات و نیز قابلیت تهیه نسخه کاغذی از آن، بهره می‌گیرند. همچنین بی‌نظیر بودن اثرانگشت هر شخص نسبت به دیگران، باعث می‌شود تا بتوان برای تشخیص هویت وی در تمام نقاط دنیا بدان استناد کرد.

‌بنابرین‏، الکترونیکی کردن فرایند ثبتی، در صورتی که قواعد بنیادین ثبت مراعات شود، با هیچ مانعی روبه‌رو نیست. بدیهی است که لازمه صحت این فرایند، انجام آن زیرنظر دفاتر اسناد رسمی موجود و مشروط به استفاده از متخصصان فناوری اطلاعات و رایانه به عنوان همکار است.

۳-۲-۲٫ ثبت الکترونیکی مدارک الکترونیکی

فضای تعاملات مردم عوض شده است. معاملات، پرداخت‌ها، امضاها، نامه‌ها و سایر روابط از طریق اینترنت قابل مبادله است و این انگیزه خوبی برای برانگیختن مقنن به تفکر است. حتی اگر قانون‌گذار به فکر نباشد، کسانی که در این تعاملات نقش دارند، با بهره گرفتن از علوم رمزنگاری و امضای دیجیتالی به دنبال تأمین امنیت در فضای مجازی خواهند بود. تنها اثر این تک‌تازی، بی‌قانونی و به حاشیه راندن نهادهایی خواهد بود که به گاه عمل منتظر نشسته‌اند و به جای تحول در خود، به دنبال عقب‌نشینی دیگران هستند.

در حالی که کشورهای مختلف، بویژه در اتحادیه اروپا، استرالیا و آمریکا، با تکیه بر قواعد بنیادین ثبتی و مدیریت نهادهای ثبتی موجود، روند ثبت الکترونیکی و اینترنتی کردن اکثر مراحل ثبتی را آغاز کرده‌اند؛ برخی دیگر از کشورها یا چنین رویه‌ای را اتخاذ نکرده‌اند و یا به جای تحول در تشریفات به دنبال کنار گذاشتن مبانی از طریق سپردن امور ثبت الکترونیکی به غیرحقوقدانان هستند (السان ، پیشین، صص ۷۱-۶۸).

الکترونیکی کردن ثبت مدارک الکترونیکی بدین معنا است که سردفتر ابتدا از طریق رو در رویی اینترنتی یا سایر شبکه های ارتباطی، هویت، اهلیت و رضایت متقاضی یا متقاضیان ثبت سند یا گواهی امضا را تشخیص داده و سپس به صدور یا تأیید الکترونیکی سند/ امضای مربوط بپردازد. لازمه ایمنی این فرایند، استفاده از علم رمزنگاری و امضای دیجیتالی برای جلوگیری از جعل هویت و بهره گرفتن از ویدئو‌ـ کنفرانس یا گپ تصویری برای تشخیص اهلیت و رضایت است. چنان که ملاحظه می‌شود، در صورت طی شدن این فرایند، صحت و تمامیت سندی که صادر می‌گردد، حاصل می‌شود ولذا از کلیه اختلافات و منازعات بعدی جلوگیری خواهد شد.

لازمه چنین تحولی، گسترده کردن اختیارات دفاتر اسناد رسمی و مسلح کردن آن ها به دانش، فناوری و وسایل نوین ارتباطی است. برای مراعات اصول بنیادین ثبتی نیز باید سراسر فرایند امضا، تشخیص هویت و صدور سند به روز باشد و به عبارت دیگر، اصل تمامیت سند و امضا مراعات شود. نتیجه این فرایند نیز همسانی رابطه و شیوه ثبتی آن است که حسب مورد هر دو به شیوه الکترونیکی یا اینترنتی انجام خواهد شد .