این روش بودجه ­ریزی از سال ۱۹۴۹ در آمریکا به منظور اصلاح مدیریت سازمان­ های دولتی عنوان گردید در این سبک بودجه ­ریزی عملیات سازمان به شکل برنامه کار تنظیم و برای هر برنامه کار اعتبار منظور می­گردد. بودجه برنامه­ای نوعی طبقه ­بندی است که با ایجاد ارتباط میان مواد هزینه و عوامل به کار گرفته شده از یک طرف و نتایج کار به­دست آمده از سوی دیگر نشان می­دهد که در طی سال مالی چه کالاها و خدماتی به صورت محصول نهایی و یا فعالیت­های بخش دولتی در جهت نیل به اهداف اقتصادی و اجتماعی دولت تولید شده است. در نظام بودجه برنامه­ای، وظایف دولت در قالب­های بزرگی که هر قالب از همگنی و همخوانی مشابه­ای برخوردارند طبقه بندی می­گردد سپس آن قالب­های بزرگ از زیرمجموعه قالب­های کوچکتری تشکیل می­گردد که این قالب­های کوچکتر در ارتباط با وظایفی که قانوناً بر عهده هر یک از دستگاه­های اجرایی قرار دارد تبادل عملیات و اعتبارات می­نمایند. هر یک از این قالب­های کوچکتر یکی از وظایف دولت است که بر عهده یک یا چند دستگاه اجرایی قرار داده شده­ا­ست و اعتبارات به هر یک از دستگاه­های اجرایی مستلزم اجرای برنامه کار است ‌بنابرین‏ حجم اعتبارات در شبکه اهداف عملیات دولت به نحوی که تشخیص داده می­ شود، توزیع می­گردد لذا هم اعتبارات و هم عملیات که در نهایت به وسیله دستگاه­های اجرایی به­عمل می ­آید قابل کنترل هستند. عناوین برنامه­ ها باید به نحوی انتخاب گردند تا شاخص­مند باشند (فرزیب، ۱۳۸۱).

۲-۱-۲-۵-۴ بودجه ریزی بر مبنای صفر

در این روش که یکی دیگر از زیر شاخه­ های بودجه برنامه­ای است، هر گونه هزینه­ای که در گذشته پیش ­بینی شده دیگر نمی­تواند برای بودجه ­ریزی آینده مورد استفاده قرار گیرد. طبق معمول در فرایند تهیه بودجه، هزینه­ های سال پیش که به مصرف رسیده به عنوان یک نقطه آغاز به حساب می ­آید.کار افرادی که بودجه جدید را می­نویسند یا تهیه ‌می‌کنند این است که چه اقلامی از بودجه را باید حذف کرد و(بر همان اساس) چه فعالیت­هایی را باید اضافه نمود. یک چنین کاری باعث می­ شود که مدیریت برای ادامه دادن یا ادامه ندادن نوع خاصی از کار تعصب ویژه­ای به خرج دهد. بودجه ریزی بر مبنای صفر سعی دارد که این نقیصه را برطرف کند .

مفهوم ZBB توجیه مجدد هر فعالیت از مبنای صفر است و طبق این روش هزینه­ های آینده به هزینه­ های گذشته بستگی ندارد. ‌بنابرین‏ برای ‌هر فعالیت یا برنامه و برای هر ریالی که مصرف می­ شود باید توجیه وجود داشته باشد که آیا لازم است یا نه؟ در بودجه ‌بر مبنای‌ صفر، هزینه­ ها به­جای اینکه بر مبنای سطح جاری محاسبه شوند، از صفر شروع می­شوند و برای ا ینکه فعالیتی باید ادامه داشته باشد و یا متوقف شود، توجیه لازم است .با رعایت این شیوه سازمان مدیریت و برنامه­ ریزی باید از محل صرفه­جویی­های طرح­ها و فعالیت­های بدون اولویت و فاقد بازده­ی اقتصادی دستگاه­ها و جایگزین کردن آن­ها با پروژه­ ها و طرح­های با اولویت بالا، اقدام به تخصیص منابع کند که سرجمع هزینه­ های دولت از سالی به سال دیگرثابت بماند. به طور کلی فرایند بودجه ­ریزی ‌بر مبنای‌ صفر شامل چهار مرحله به شرح زیر می‌باشد.

۱- تشخیص و تعیین واحدهای فعالیت

۲- مقایسه و تجزیه و تحلیل اهمیّت واحدهای فعالیت

۳- برآورد هزینه هر فعالیت در سطوح مختلف

۴- مقایسه سطوح مختلف هزینه هر فعالیت و تعیین اولویت آن­ها (فرج وند، ۱۳۸۲).

۲-۱-۲-۵-۵ روش طرح ریزی، برنامه­ ریزی و بودجه ­ریزی

این روش بودجه ­ریزی که از زیرشاخه­های بودجه برنامه­ا­ی است، از سال ۱۹۶۰ در امریکا پایه گذاری شد. با اجرای این روش اعطای اعتبارات به واحد اجرایی مستلزم شناخت امکانات موجود دستگاه اجرا کننده ‌می‌باشد(فرزیب، ۱۳۸۱ ، ۴۳۸- ۴۳۷). اولین جلوه بودجه برنامه­ای عبارت از تقسیم ­بندی وظایف و عملیات دولت در قالب برنامه­ ها و فعالیت­های مشخص است(صراف ۱۳۵۱) به بیانی دیگر زیربنای اصلی این سیستم همان برنامه است، یک برنامه نیز از تعدادی فعالیت و طرح­های مربوط به هم تشکیل شده­است. پس از اینکه برنامه­ ها تعیین و انتخاب شدند، برحسب هدف­هایی که دارند در طبقات فرعی­تری گروه­بندی می­شوند. این گروه_­ها و اجزاء تشکل دهنده آن­ها، چارچوب اصلی برنامه ریزی استراتژیک طرح­ریزی، بودجه ­ریزی، اجرای بودجه، گزارش گیری، ممیزی و ارزش­یابی قرار می­ گیرند (احمدی، ۱۳۸۲).

به­طورخلاصه روش مذکور که به PPBS معروف است، یعنی معلوم و معین کردن مراحل ارتباط بین منابع به­کار رفته و نتا یج به­دست آمده از انجام یک طرح، یک برنامه، یک فعالیت یا حتی اجرای یک سیاست اقتصادی. PPBS همیشه این پرسش را مطرح می­سازد که از طرح، برنامه و یا سیاست به کار گرفته شده، چه نتیجه­ یا نتایجی به دست خواهد آمد؟ اگر این خرج را کنیم چه چیزی به دست می ­آید و جایگزین­های موجود کدامند؟

مراحل اجرای بودجه نویسی در روش PPBS بشرح ذیل می‌باشد:

۱- اهداف عینی هریک از دستگاه­های دولتی به دقت شناسایی و سپس بررسی و انتخاب می­شوند.

۲- نتایج هر برنامه ‌بر اساس واقعیات مورد تجزیه و تحلیل قرار ‌می‌گیرد.

۳- هزینه کل هر برنامه به دقت تعیین شود. این مرحله اهمیّت بسیاری دارد زیرا اساس تصمیم گیری مدیران را تشکیل می­دهد. در این قسمت ‌می‌توان از روش­های دقیق برآورد هزینه مانند حسابداری قیمت تمام شده­ یاری جست.

۴- برنامه ها و اهداف بلند مدت یعنی برنامه هایی که می­بایست در چند سال بودجه­ای اجرا شوند به دقت تعیین می­شوند. مهم­ترین هدف این روش، تجزیه و تحلیل اطلاعات واصله برای انتخاب کاراترین و کم هزینه­ترین راه نیل به اهداف برنامه هاست(همان،۲۰۹ – ۲۰۸).

معتبرترین مدلی که تاکنون درباره ی بودجه PPBS ارائه شده، مدل چارنز و کوپر(۱۹۷۱) ^[۸] است که آن را در سال ۱۹۷۱ ارائه داده‌اند. این مدل که اختصاصاً برای بودجه ارتش آمریکا تهیه شده، همچنان از اعتبار لازم برخوردار است و کم و بیش از آن در متون معتبر علمی نام برده می­ شود. اساس مدل بر ساختار سازمانی بودجه طرح و برنامه است که در نمودار زیر نشان داده شده است.

شکل ۲-۱ مدل چارنز و کوپر ( چارنز و کوپر ۱۹۷۱)

در این شکل، واحد مرکزی، ویژگی سطح عالی سازمان است و مسئولیت تعیین اهداف و تخصیص کلی منابع را به عهده دارد. واحدهای مدیریت سطوح میانی سازمان هستند که منابع محلی تحت کنترل خود را در محدوده اختیارات تعیین شده توسط واحد مرکزی می ­توانند تخصیص دهند. واحدهای عملیاتی پایین ترین سطح سازمانی هستند که مسئولیت خلق پیشنهادهای پروژه­ای برای مسئولان واحدهای مدیریتی دارند. این ساده سازی، در سازمان­ های بزرگ و پیچیده شاید امر نادرستی باشد. اما این واقعیت را نمی­ توان انکار کرد که تمامی سازمان­ها در قالب کلی از چنین ساختاری، صرف نظر از روابط داخلی و بیرونی، با محیط برخوردارند.

۲-۱-۲-۵-۶ بودجه ­ریزی عملیاتی

۲-۱-۲-۵-۶-۱ مفهوم بودجه ­ریزی عملیاتی