تقریبا ‌یک سوم عمر هر کارمند در محیط کار وی سپری می‌شود؛ لذا فراهم آوری شرایط مطلوب در محیط کار، میزان غیبت، و ترک خدمت کارکنان را کاهش می‌دهد و به ماندگاری آنان در سازمان منجر می‌شود. بی‌تردید، وجود عوامل رفاهی و تامین معیشت تا حد زیادی آسایش فکری و آرامش خیال کارکنان هر سازمان را تامین کرده و موجب رضایت شغلی می‌شود (کول^[۸]، ۲۰۰۵). ماروین فایرمن^[۹] در سال ۱۹۷۹ شاخص‌های تمرکز بر هدف، ارتباطات مناسب، برابری قدرت (تساوی کارکنان در دستیابی و تاثیر گذاری بر رهبر ‌یا رئیس سازمان)، بهره‌گیری از منابع (توانایی مدیر برای استفاده از استعدادهای کارکنان)، جاذبه سازمان، روحیه کارکنان، نوآوری، خودگردانی (ظرفیت کارکنان در عدم نیاز به مدیر)، سازگاری با محیط و توانایی حل مسئله را برای ارزیابی سلامت سازمانی معرفی کرد (توفیقی و همکاران، ۱۳۸۹).

کتابخانه‌ها و آرشیو‌ها در اصل به منظور اداری و برای نگاهداری سوابق برای اداره ‌یک امپراطوری ایجاد شدند. با گذشت زمان این مؤسسات تغییر کردند و کارهای دیگری بر عهده گرفتند. کتابخانه عمومی در طول چندین قرن به تدریج به صورت ‌یک نهاد اجتماعی درآمد. ایدئولوژی هر حرفه باید در بردارنده هسته اصلی ارزش‌های اخلاقی نیز باشد. از ۱۸۵۰ ارزش‌های اخلاقی مشروعیت بخش کتابخانه‌های عمومی بوده است. این ارزش‌ها مبتنی بر این فرض بوده که مطالعه منشا پیشرفت فردی و خیر اجتماعی است؛ از این اعتقاد “ایمان” به حکومت و “شهروندان آگاه” برآمد و تامین هزینه تامین کتاب و اطلاعات مجانی را برای تمام اعضای جامعه از محل بودجه عمومی توجیه کرد (ماک^[۱۰]، ۱۹۹۴، ۷۶- ۷۷). در دهه۱۹۶۰ پذیرش تغییر را ارزش بنیادی برای کتابخانه‌های عمومی دانستند. دهه ۱۹۷۰ در ادامه برنامه اجتماعی دهه ۱۹۶۰ بر نقش کتابخانه‌های عمومی در خدمت به کل جامعه تأکید می‌شد (اونز، ۱۳۸۸، ص ۴۲).

بین‌ یک مؤسسه‌ تجاری و‌ یک نظام اطلاع‌رسانی وظایف مشابه قابل توجهی وجود دارد. هر دو اهداف مشخصی دارند. هر دو وظایف مدیریتی چون برنامه ریزی، استخدام کارکنان، تهیه مواد و پول را بر عهده دارند؛ هر دو اصول و دیدگاه مدیریتی اولیه را برای رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده خویش به کار می‌برند و هر دو در ارتباط با استفاده کنندگان برای ارزیابی، بازنگری ‌یا استقرار اهداف و مقاصد جدید برای سازمان در تعامل­اند. تنها تفاوت عمده این است که در ‌یک مؤسسه‌ تجاری کارایی در قالب “سود”‌یا “درآمدهای مالی” اندازه‌گیری می‌شود در حالی که در ‌یک کتابخانه و‌ یا نظام اطلاع‌رسانی کارایی در قالب “خدمت” ارزیابی می‌شود. ‌بنابرین‏ در ‌یک مؤسسه‌ تجاری، اهداف و مقاصد بر محور سودآوری، ولی در‌ یک نظام کتابخانه‌ یا اطلاع‌رسانی بر محور خدمت استوار است.

برای این که ‌یک سازمان به اهداف خود برسد نیازمند اداره و مدیریت هدف دار است. برای این منظور ‌یک ترکیب سازمانی بر پا می‌شود، ‌یک صلاحیت و مجوز اداری داده می‌شود و‌ یک دستگاه مدیریتی منصوب می‌گردد. همه کتابداران و مدیران اطلاعاتی به طور طبیعی در نقش‌های محوله خویش، مدیران و نه تنظیم کنندگان خط مشی اداری هستند، دلیل آن این است که همه کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی بخشی از ‌یک واحد سازمانی بزرگتر (آزمایشگاه، مؤسسه‌ و ‌یا دانشگاه و غیره) هستند؛ و چنین فرض می‌شود که آن ها باید در قالب اهداف، خط مشی، سیاست‌ها، مراحل اجرایی و مقرراتی که توسط امور اداری وضع شده کار کنند. عملیات مؤثر در هر نظامی، خواه مؤسسه‌ تجاری و ‌یا نظام اطلاع‌رسانی بر وظایفی مشخص بنا شده است، در هر سطحی از ‌یک سازمان، مدیر، شخصی کلیدی است که وظایف مشخصی را برای رسیدن به هدفی معین اجرا می‌کند. وظایف اصلی هفت گانه مدیر عبارتند از: خلاقیت؛ برنامه ریزی؛ سازماندهی؛ ایجاد انگیزه؛ ارتباط؛ کنترل؛ تصمیم گیری.

علاوه بر وظایف تعدادی اصول مدیریت وجود دارد که مدیر را برای اجرای بهتر عملیات مدیریتی کمک و راهنمایی می‌کند. هنری فایول ^[۱۱] چهارده اصل را که برای اکثر سازمان‌ها تحت حادترین شرایط، حتی امروزه قابل اجرا است این گونه بیان می‌کند:

تقسیم کار؛ اختیار و مسئولیت؛ انضباط؛ وحدت فرماندهی؛ وحدت رویه؛ همسو نمودن خواست‌های فردی با خواست‌های جمعی ‌یا تبعیت علائق فردی از علائق جمعی؛ پاداش؛ تمرکزگرائی؛ خط فرماندهی؛ نظم؛ برابری؛ اثبات شغلی؛ ابتکار؛ روح جمعی.

‌بنابرین‏، کتابخانه و مرکز اطلاع‌رسانی نیز‌ یکی از نهادهای اجتماعی است که همانند همه اندام‌های دیگر جامعه نیازمند اداره خوب، کارآ، و اثربخش است. کتابخانه به لحاظ کمی و کیفی و از نظر وظیفه اطلاع‌رسانی، آموزشی، کمک آموزشی، و تفریحی که بر عهده دارد باید در جامعه مطرح باشد. ادامه زندگی بالنده کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی جز از راه مدیریت صحیح میسر نیست. مدیریت کتابخانه و نظام اطلاع‌رسانی به ویژه در جهان امروز از چند جهت قابل توجه است:

• • معمولا چون کتابخانه و مرکز اطلاع‌رسانی، واحدی مستقل نیست و تابع واحدهای بزرگتری است لازم است که برای حفظ و گسترش موجودیت خود، اهمیت، و حساسیت‌های آن به مدیران ارشد تفهیم شود.

• • از جهت گران بودن کتاب و مواد اطلاعاتی، سرمایه گذاری در این گونه مراکز در مقایسه با سایر بخش‌ها فوق العاده چشمگیر و قابل توجه است. بدیهی است انتظار بهره وری و پویایی بیشتر از این نهاد معنوی و فرهنگی دور از انتظار نیست. مدیران کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی با توجه به سرمایه گذاری‌های انجام شده باید ‌به این امر تحقق بخشند.

• • کتابخانه و مرکز اطلاع‌رسانی نه تنها ابزار دست مدیران مافوق و موجب سربلندی و افتخار و نشانه توجه عمیق آنان به مسائل آموزشی و فرهنگی ‌یک سازمان است بلکه به لحاظ این که ابزار بلافصل و واسطه تحقیق و پژوهش به شمار می‌آید، لازم است تا بهره وری و اثربخشی خود را به ویژه در امر تحقیق و پژوهش به اثبات برساند. به هر اندازه پژوهش گرانقدر باشد کتابخانه و مرکز اطلاع‌رسانی نیز باید در کنارش واجد ارزش‌های والا باشد و کتابدار بتواند با اشراف و احاطه‌ای که به مجموعه دارد خود را به عنوان مشاور تحقیق مطرح کند (سینق، ۱۳۷۳).