تیم مدیریت پورتفولیوی مسئولیت تعیین فرآیندهای مناسب و میزان عمق اجرای هر فرایند را برای یک سازمان معین و همچنین یک پورتفولیوی مشخص دارد. (PMI,2006)

(شکل ۲-۱۳) فرآیندهای مدیریت پورتفولیوی

۲-۲-۲۴ اداره پورتفولیوی

(شکل ۲-۱۴) اداره پورتفولیوی(PMI,2006)

۲-۲-۲۴-۱ شناسایی اجزا

هدف از شناسایی عبارت است از به روزآوری لیست اجزا با اطلاعات کافی از اجزای جاری و جدیدی که از طریق مدیریت پورتفولیوی مدیریت خواهند شد.

فعالیت‌های کلیدی این فرایند عبارتند از:

-ارزیابی اجزای جاری و پیشنهاد اجزای جدید

-عدم پذیرش اجزایی که در تعاریف از پیش تعیین شده قرار ندارند.

-دسته بندی اجزای شناسایی شده به دسته های از پیش تعیین شده مانند پروژه، طرح، پورتفولیوی و سایر کارها(PMI,2006)

(شکل ۲-۱۵) شناسایی اجزاء

الف) تعریف اجزا

تعریف اجزا بر اساس اهداف طرح های عملیاتی و یا استراتژیک انجام می شود. تعریف اجزا برای غربال اولیه لیست اجزا بسیار مفید می‌باشد. در تعریف اجزا به موارد زیر اشاره می شود: (PMI,2006)

• • همسویی با استراتژی

• • کلاس اجزا

• • اندازه (بودجه، منابع و …)

• • مدت اجرا

• • تاثیرات روی سود

• • تاثیرات روی ریسک

• میزان اضطرار

ب)توصیف کننده های کلیدی

به منظور طبقه بندی، ارزیابی و انتخاب اجزا به کار می رود. ومعیاری برای پایش و کنترل عملکرد اجزا و اطمینان از سودآوری آن ها می‌باشند.

به نمونه هایی از توصیف کننده های کلیدی در ‌زیر اشاره شده است.

• • • شرح اجزا – مشتری و حامیان اجزا
  • طرح های سطح بالا – ذینفعان کلیدی

ابزار و تکنیک ها برای تهیه لیست اجزا به همراه مجموعه مشترکی از توصیف کننده های کلیدی، برای مقایسه، ارزیابی و انتخاب های بعدی به کار می‌روند.

برخی از توصیف کننده های کلیدی نیز می‌توانند به عنوان فیلتر اولیه در پذیرش و یا رد اجزا، برای ارزیابی های بعدی عمل نمایند. (ویلیام،۲۰۰۶)

۲-۲-۲۴ -۲ طبقه بندی اجزا

طبقه بندی اجزا شامل تخصیص اجزا به طبقات با مجموعه ای از فیلتر ها و معیارهای تصمیم گیری مشترک می‌باشد. طبقات بر اساس طرح های استراتژیک تعریف می‌شوند.

اجزا در یک طبقه مشخص اهداف مشترکی دارند و می‌توانند بر همان مبنا اندازه‌گیری شوند.

طبقه بندی اجزا برای توازن در سرمایه گذاری و ریسک میان همه اهداف و طبقات استراتژیک به سازمان کمک می‌کند.

فعالیت های کلیدی طبقه بندی اجزا عبارتند از :

• • • • شناسایی طبقات استراتژیک بر اساس طرح استراتژیک
    • • مقایسه اجزای شناسایی شده با معیارهای طبقه بندی
    • گروه بندی هر جز صرفا به یک طبقه. (PMI,2006)

• (شکل ۲-۱۶) طبقه بندی اجزاء

الف)تعریف طبقات

برنامه استراتژیک برای همسوسازی ساختار سازمانی و بودجه با اولویت‌ها، اهداف و مأموریت‌ های سازمانی به کار می‌روند. اجزای گروه بندی شده در طبقات، دارای معیارهای اندازه گیری و اهداف استراتژیک مشترکی هستند. تیم مدیریت پورتفولیوی و مدیران ارشد سازمان از برنامه استراتژیک برای تعیین طبقات اجزا استفاده می‌کنند. طبقات ممکن است از بخش های مختلف یا واحدهای کسب و کار سرچشمه بگیرند. (PMI,2006)

برخی از طبقات که مورد استفاده قرار می گیرند عبارتند از:

• • • افزایش سودآوری – بهبود فرایند
  • • کاهش ریسک – بهبود مداوم
  • • بهبود کارایی – الزامات کسب وکار
  • • تعهدات مقرراتی / قانونی – بنیادی (مانند سرمایه گذاری روی زیرساخت ها)
  • افزایش سهم بازار

۲-۲-۲۴ -۳ ارزیابی اجزا

به منظور امکان مقایسه و تسهیل فرایند انتخاب، اجزا ارزیابی می‌شوند. تمامی اطلاعات مرتبط با هر جز جمع‌ آوری و خلاصه می‌شوند. اطلاعات می‌توانند کمی و یا کیفی بوده و از انواع منابع مختلف در سازمان بیایند. (PMI,2006)

تیم مدیریت پورتفولیوی ممکن است به دفعات در داده ها تجدید نظر کند تا زمانی که به سطح مورد نظر دست یابد.تصاویر، نمودار، مستندات و پیشنهادات از فرایند انتخاب پشتیبانی می‌کنند.

فعالیت های کلیدی این فرایند:

• • ارزیابی اجزا با یک مدل امتیاز دهی شامل معیارهای کلیدی وزنی

• • ایجاد ‌ارائه‌های تصویری جهت تسهیل تصمیم گیری در فرایند انتخاب

• ارائه پیشنهاد برای فرایند انتخاب. (PMI,2006)

(شکل ۲-۱۷) ارزیابی اجزاء(PMI,2006)

گام ارزیابی یک توانمندساز برای انتخاب پورتفولیوی است. ‌بنابرین‏ ابزار و تکنیک‌های ارزیابی، مقایسه اجزا را ‌بر اساس معیارهایی که به درستی انتخاب شده اند، انجام می‌دهند.

تیم مدیریت پورتفولیوی می‌تواند یک سری از معیارهای ارزیابی که به انواع جنبه‌های کسب و کار اختصاص دارد را به کار برد. این معیارها باید قادر باشند تا سهم اجزا را نسبت به اهداف استراتژیک کسب و کار اندازه گیری کرده و سهم سود مورد انتظار از اجزا را بررسی نمایند.

نمونه هایی از معیارهای ارزیابی درزیر آورده شده است:

• • • معیار کلی کسب و کار
  • • معیار مالی
  • • معیار ریسک
  • • معیار تطابق با الزامات قانونی
  • • معیار منابع انسانی
  • • معیار بازاریابی
  • معیار فنی

الف) مدل‌های ارزیابی اجزا:

• • مدل امتیاز دهی از یک روش برای ارزیابی اجزا و مقایسه آن ها با یکدیگر تشکیل شده است. مدل امتیازدهی شامل مجموعه‌ای از معیارهای ارزیابی دارای وزن به صورت درصد و امتیاز می‌باشد.

• نمودارهای تصویری

نمودارهای تصویری متنوعی ممکن است برای ارزیابی اجزا مورد استفاده قرار بگیرند. نمودارهای تصویری شامل مواردی نظیر نمودار فراوانی، نمودار کیکی و نمودار حبابی باشند.

۲-۲-۲۴ -۴ انتخاب اجزا

این فرایند به منظور ایجاد زیر مجموعه ای از اجزای سازمانی (بر مبنای پیشنهادات و معیارهای انتخاب فرایند ارزیابی) ضروری می‌باشد.

در فرایند ارزیابی ارزش هر یک از اجزا تعیین شده و لیست اجزایی که آماده اولویت بندی هستند، تهیه می شود. (PMI,2006)

فعالیت های کلیدی این فرایند عبارتند از:

• • مقایسه اجزا بر اساس معیارهای انتخاب

• • انتخاب اجزا بر اساس نتایج ارزیابی

• ایجاد لیستی از اجزا جهت اولویت بندی

(شکل ۲-۱۸) انتخاب اجزاء(PMI,2006)

۲-۲-۲۴ -۵ اولویت بندی اجزا

هدف از اولویت بندی، امکان مقایسه اجزا نسبت به یکدیگر بر مبنای معیارهای تعریف شده می‌باشد. این فرایند پیش نیازی جهت توازن پورتفولیوی می‌باشد. (PMI,2006)

فعالیت های کلیدی این فرایند:

• • تطبیق دسته بندی اجزا در انطباق با طبقات استراتژیک از پیش تعیین شده