مدیر کتابخانه باید از پیشرفت‌هایی که در داخل و خارج از حرفه کتابداری انجام می‌گیرد و احتمالا در توسعه خدمات مؤثر است، آگاهی داشته باشد. او باید برای خواندن و مطالعه فرصت‌هایی پیدا کند تا بتواند اثرات تغییرات، بخصوص تغییرات فناوری را در نوع و شکل خدمات‌ آینده پیش‌بینی نماید. او همچنین باید اطمینان حاصل کند که مسئولانی که خط مشی کتابخانه در دست آن ها‌ است و کارمندان از پیشرفت‌هایی که در آینده روی خواهد داد، آگاهی دارند (یونسکو، ۱۳۸۶، ص۱۰۱-۱۰۹).

لینچ ^[۱۱۰] در بررسی محیط کتابخانه چهار عامل بسیار مهم را شرح داده است که باید مورد توجه گیرد:

1. 1. ماهیت خود محیط؛

1. 1. رابطه میان کتابخانه‌ها در مجموعه‌ای از سازمان‌ها (همچنین بررسی روابط سایر سازمان‌های تشکیل دهنده آن محیط نیز حایز اهمیت است)؛

1. 1. ویژگی‌های تبادل مواد اطلاعاتی در درون کتابخانه‌ها (در ‌این مورد هم، مطالعه مبادلات میان سایر سازمان‌ها، اعم از آن که میان خودشان باشد و میان خودشان و کتابخانه حایز اهمیت است)؛

1. تاثیر محیط بر بافت داخلی و فعالیت‌های کتابخانه‌ها (اونز، ۱۳۷۷، ص۱۷).

کتابخانه‌های سرآمد، مشارکت‌ها و همکاری‌های بیرونی و منابع داخلی را به منظور حمایت از خط مشی و استراتژی و اجرای اثربخشی فرایندهای خود، برنامه ریزی و مدیریت می‌کنند. کتابخانه‌ها باید برای دستیابی به سرآمدی روابط با سایر کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رسانی و نیز چگونگی اداره منابع داخلی را توسعه دهند. همان طور که اشاره شد، کتابخانه‌ها به منظور تحقق اهداف خود نیازمند تدوین خط مشی و استراتژی و نیز مدیریت صحیح کارکنان به منظور دستیابی هر چه بهتر ‌به این اهداف کتابخانه، نیازمند سرمایه گذاری و صرف منابع می‌باشد. با توجه ‌به این که منابعی که در اختیار کتابخانه‌ها می‌باشد معمولا محدود است، به کارگیری شیوه هایی که به وسیله آن ها بتوان از این منابع به بهترین شکل استفاده کرد، الزامی است. از جمله این روش‌ها، توسعه همکاری‌های بین کتابخانه ای و مدیریت صحیح منابع داخلی است. همکاری‌های بین کتابخانه ای، این امکان را فراهم می آورد تا پس از انجام مطالعات مقدماتی در زمینه‌ی فعالیت‌های اشتراکی و چگونگی انجام این فعالیت‌ها و تدوین راهبردهایی جهت انجام این همکاری‌ها، تعامل سودمندی با سایر کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رسانی شکل گیرد. بدیهی است که با بهره گیری صحیح از مناسبات دو طرفه داخلی کتابخانه، دستاوردهای مدیران در زمینه‌ی تامین نیازهای مراجعه کنندگان افزایش خواهد‌یافت (کشتکار و همکاران، ۱۳۹۰، ص۹۱).

کتابخانه‌ها مانند دیگر سازمان‌ها، در پاسخ به تغییرات محیط برون سازمانی، در حال سازماندهی مجدد ساختار خود هستند. اما علی رغم بسیاری از سازمان‌های دیگر، کتابخانه‌ها برای تجدید سازماندهی دلیل قانع کننده دیگری نیز دارند. طی بیش از چند دهه گذشته، کتابخانه از سازمان‌هایی که منابع چاپی در آن ها تسلط کامل داشت به سازمان‌هایی تبدیل شدند که در آن ها منابع چاپی سنتی و منابع دیجیتالی هر دو با هم حضور دارند. امروزه کتابخانه‌ها، کتابخانه‌های دورگه^[۱۱۱] هستند که در آن ها منابع چاپی و الکترونیکی هر دو وجود دارد، اما نسبت منابع الکترونیکی موجود در بسیاری از کتابخانه‌ها سال به سال در حال افزایش است. کاربرانی که در گذشته انتظار می‌رفت برای دسترسی به منابع در کتابخانه حضور ‌یابند، اکنون انتظار دارند که به منابع بسیار بیشتری از طریق درگاه‌های الکترونیکی _ چه در درون کتابخانه و چه بیرون از آن _ دسترسی داشته باشند. امروزه کتابخانه‌ها به موادی بیشتر از آنچه خودشان دارند، دسترسی پیدا کرده‌اند. ‌بنابرین‏ خیلی عجیب نیست که کتابخانه‌هایی که همواره برای دسترسی تک بعدی به مواد چاپی سازماندهی می شدند، اکنون نیازمند تغییر الگوی سازمانی خود باشند. بیشتر سازماندهی‌های مجددی که در کتابخانه‌ها صورت گرفته، منجر به افقی شدن ساختار سازمانی گشته است که خود نشان دهنده رشد اهمیت استفاده از تیم‌ها (فعالیت گروهی) است.

سازمان‌هایی مثل کتابخانه‌ها که مورد حمایت سازمان‌های مادر قرار دارند، در اعمال تغییرات کندتر عمل می‌کنند، و به آهستگی از ساختارهای سازمانی سنتی فاصله می گیرند. اگر چه کتابخانه‌ها و سایر مراکز اطلاع رسانی کلا نمی توانند، مثل بسیاری از سازمان‌ها، در اصول بنیادین خود تغییر ایجاد کنند، اما با این حال به تغییر شکل و ساختار سازمان خود اقدام کرده‌اند. نیاز به بررسی و احتمالا شکل دهی دوباره ساختار سازمانی، به همان اندازه که برای سایر سازمان‌ها اهمیت دارد، برای کتابخانه‌ها نیز دارای اهمیت است. تغییرات سریع بخشی از ویژگی‌های محیط انواع کتابخانه‌ها است. این تغییرات مدیران کتابخانه‌ها را _ مانند مدیران سایر سازمان‌ها _ مجبور می‌کند که حالات ممکن برای تجدید ساختار سازمان را به دقت در نظر بگیرند. برخی از نیروهای وادار کننده که باعث دوباره سازی ساختار انواع سازمان‌ها از جمله کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رسانی می‌شوند بدین شرح می‌باشند: افزایش خودکارسازی، کاهش بودجه، تغییر نیازهای اطلاعاتی کاربران و انتظارات آن ها، نیاز کارمندان به داشتن اختیار و کنترل بیشتر بر کارهای خود (استوارت و موران، ۱۳۹۰، ص۱۵۵-۱۵۸).

۲-۱-۹-۹-۳٫ اصلاح بوروکراسی کتابخانه ای

برخی از اصلاحات و تغییرات رایج کتابخانه‌ها بر روی ساختار بوروکراتیک سنتی پیاده می شود. ممکن است اصلاحات سنتی باشد مثل تشکیل کمیته‌ها، نوآورانه باشد مانند تشکیل گروه‌ها؛ یا دایمی باشد مانند سازمان‌های ماتریسی، یا بسیار گذرا باشد مانند برنامه ها و نیروهای ویژه. اگر چه بسیاری از سازمان‌ها در حال فاصله گرفتن از روش بوروکراتیک هستند، اما اکثریت کتابخانه‌ها به واسطه اندازه، نوع فناوری که از آن استفاده می‌کنند و خدماتی که ارائه می‌دهند، همچنان بر اساس این روش سازماندهی می‌شوند. اما وقتی کتابخانه‌ها ” به خاطر ناتوانی در ‌پاسخ‌گویی‌ به انتظارات افراد و جامعه و همچنین به خاطر شکست در ایجاد تغییرات سریع به منظور مقابله با چالش‌های رقابتی، مورد انتقاد قرار گرفتند” به جستجو برای‌ یافتن شکل‌های جدید ساختار سازمانی اقدام کردند. لزوم اصلاح نظام‌های سلسله مراتبی سنتی با مقبولیتی رو به رشد مواجه شده است. باور عمومی این است که به کارگیری فناوری‌های جدید به ناچار منجر به ایجاد تغییرات اساسی در ساختار سازمانی کتابخانه‌ها خواهد شد. اگر چه تا کنون رخداد این تغییرات بنیادین مشاهده نشده است، اما میزان بالایی از سازماندهی مجدد در کتابخانه‌ها در حال ایجاد است.‌یکی از بهترین مکان‌ها برای مشاهده این سازماندهی مجدد، کتابخانه‌های بزرگ است، چرا که تعداد کارکنان در این کتابخانه‌ها نشان از پیچیدگی بیشتر ساختار سازمانی آن ها است.