1. 1. تشریفاتی که برای ثبت اسناد رسمی مقرر شده است، رعایت شود. تنها استثناء بر این قاعده رعایت نکردن مقررات مربوط به حق تمبر است که عدم رعایت آن سند را از رسمیت خارج نمی‌کند. در قانون ثبت نیز اگرچه تعریف خاصی از سند رسمی نشده است ولی با مطالعه مواد مربوطه می‌توان چنین استنباط کرد که سند رسمی از نظر قانون ثبت، سندی است که مطابق قوانین در دفاتر اسناد رسمی یا دفاتر ازدواج و طلاق ثبت شده باشد. ‌بنابرین‏ سند رسمی از نظر قانون ثبت اخص است از سند رسمی مذکور در ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی. البته تفاوت سند رسمی در قانون ثبت با سند رسمی در قانون مدنی فقط از جهت تعریف نیست بلکه آثار آن ها نیز متفاوت است. مثلاً سندی که قانون ثبت به آن سند رسمی می‌گوید، بدون حکم دادگاه قابل‌الاجراء است و اگر اختلاف یا اشکال یا اشتباهی در تنظیم آن باشد، حسب مورد در اداره کل امور اسناد سازمان ثبت یا در هیئت نظارت و شورای عالی ثبت مطرح می‌شود در صورتی که سند رسمی مشمول تعریف قانون مدنی مانند شناسنامه و گواهینامه رانندگی و سایراسنادرسمی که توسط مأمورین دولت تنظیم می‌شود، قابل طرح در هیئت نظارت یا لازم‌الاجراء نمی‌باشد (شهری، ۱۳۸۴، ص ۱۴۱).

   

۳-۲-۳-۲٫ آثار ثبت اسناد

در مقابل تشریفاتی که قانون رعایت آن را در تنظیم اسناد رسمی لازم دانسته آثار مخصوصی به آن اسناد داده است که سند عادی فاقد می‏ باشد زیرا اسناد مذبور نزد مأمورین رسمی تنظیم شده است و از نظر جلب اعتماد عمومی بر عملیات مأمورین تا بتوان نظم اجتماعی کشور را تأمین نمود قانون عملیات آن ها را صحیح فرض نموده است و بدین جهت اسناد تنظیمی نزد آن ها مادام که خلاف آن ثابت نگردد معتبر می‌باشد. اسنادی که به وسیله مأمورین رسمی در حدود مقررات قانونی تنظیم شده، مادام که خلاف آن ثابت نگردد، معتبر شناخته می‌شود. اعتبار اسناد ثبت شده که همان آثار ثبت اسناد است به چند صورت بیان می‌شود: (جمالزاده، پیشین، ص۱۶)

1. 1. اعتبار محتویات سند رسمی (ماده ۷۰ اصلاحی قانون ثبت)،

1. 1. اعتبار مندرجات سند رسمی (ماده ۷۰ قانون ثبت و ۱۲۹۲ قانون مدنی)،

1. 1. عدم امکان اثبات دعوی مخالف با مندرجات سند رسمی با شهادت و اماره قضایی (مادتین ۱۳۰۹ و ۱۳۲۴ قانون مدنی)،

1. 1. عدم احتیاج به سپردن خسارات احتمالی برای تأمین خواسته در دعاوی مستند به سند رسمی،

1. لازم‌الاجراء بودن سند رسمی؛ تعهدهایی که ضمن سند رسمی آمده باشد، اگر منجز و قابل مطالبه باشد، بدون احتیاج به صدور حکمی از محاکم قضایی نیز قابل مطالبه است، طلبکار می‌تواند از دفاتر اسناد رسمی یا اداره ثبت درخواست صدور اجرائیه کند. در واقع قوه اجرایی از آثار کلیه اسناد رسمی نمی‌باشد بلکه قانون آن را به اسناد معینی اختصاص داده و به واسطه آن ذی‌نفع می‌تواند بدون رسیدگی قضایی، اجراء آن را بخواهد، از آن جمله است اسناد تنظیمی در دفتراسناد رسمی یا دفتر دیگری که وظیفه آن را انجام می‌دهد، مانند دفتر ازدواج (مواد ۹۲ و ۹۳ قانون ثبت). برای آنکه بتوان نسبت به سندی اجرائیه صادر کرد و مفاد سند بدون احتیاج حکمی از محاکم دادگستری لازم‌الاجراء باشد باید سند رسمی تنظیم شده که از قدرت لازم‌الاجرایی برخوردار باشد (همان، ص ۱۷). به عبارتی، وجود سند رسمی لازم‌الاجراء رکن اصلی صدور اجرائیه می‌باشد. البته اسنادی نیز وجود دارد که از نظر قانونی سند رسمی محسوب نمی‌شود ولی قانون برای مصالحی آن ها را در ردیف اسناد رسمی قرار داده و به آن قدرت لازم‌الاجرایی داده است. ‌بنابرین‏ می‌توان راجع به آن ها نیز درخواست صدور اجرائیه کرد. مانند چک‌های صادره به عهده بانک‌ها. بعد از اثبات اینکه اسناد الکترونیکی اعتبار اسناد کاغذی را دارند، نتیجه می‌شود که: اسناد الکترونیکی که نزد مامورین صالح تنظیم می‌شوند، سند رسمی الکترونیکی است و همان آثار اسناد رسمی سنتی را دارد (شهری، پیشین، صص ۱۷۹-۱۷۴٫).

۳-۲-۳-۳٫ آثار اسناد الکترونیکی عادی

ماده ۱۲۸۹ ق.م مقرر می‌دارد: «غیر از اسناد مذکوره در ماده ی ۱۲۸۷ سایر اسناد عادی است». و ماده ی ۱۲۹۳ تصریح می‌کند به اینکه : «هرگاه سند به وسیله ی یکی از مامورین رسمی تنظیم اسناد تهیه شده لیکن مامور صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته و یا رعایت ترتیبات مقرره قانونی را در تنظیم سند نکرده باشد سند مذبور در صورتی که دارای امضا یا مهر طرف باشد عادی است». مفهوم این ماده دلالت دارد بر اینکه اگر آن سند دارای مهر یا امضا طرف نباشد، سندیت ندارد. اسنادی که بدون حضور مامور رسمی یا خارج از صلاحیت آن ها تنظیم شود اسناد الکترونیکی عادی هستند که به دو دسته تقسیم می‌شوند:

اسناد الکترونیکی مطمئن

اسناد الکترونیکی غیر مطمئن

۳-۲-۳-۳-۱٫ اسناد الکترونیکی مطمئن

وصف مطمئن بودن، در اصل، اعتباری همانند اعتبار سند رسمی، به سند الکترونیک می‌بخشد. وصف مطمئن بودن در اصل چند ویژگی مهم برای سند الکترونیک به ارمغان می‌آورد.

در صورتی که سند الکترونیک به شیوه مطمئن تولید و نگهداری شده باشد، صدور آن از منتسب الیه، محرز می‌باشد؛ چرا که سند الکترونیک مطمئن، باید دارای امضای الکترونیک مطمئن باشد و یکی از شرایط امضای الکترونیک مطمئن این است که هویت امضا کننده داده پیام را معلوم نماید، نسبت به امضاء کننده منحصر به فرد باشد و تحت اراده انحصاری او صادر شده باشد. سند الکترونیکی که به شیوه مطمئن تولید و نگهداری شده است، می‌توان نسبت به موجودیت کامل و بدون تغییر آن، اطمینان حاصل نمود (جمالزاده، پیشین، ص ۱۷). زیرا مطابق ماده ۱۱ قانون تجارت الکترونیک ایران، زمانی یک سابقه الکترونیکی مطمئن محسوب می‌شود که با رعایت شرایط یک (سیستم اطلاعاتی مطمئن) ذخیره شده و به هنگام لزوم در دسترس و قابل درک باشد (قانون تجارت الکترونیک، مصوب ۱۷/۱۰/۸۲).