۳- فاز سوم: تعیین نیازمندیها برای تأسيس دفتر مدیریت پروژه: در این فاز به تعریف ساختار سازمانی و اندازه و تعداد کارمندان موردنیاز آن پرداخته می‌شود و همچنین چارچوب متدولوژی مدیریت پروژه متناسب با سازمان تعیین می شود. در تعریف و تعیین فرایندهای دفتر مدیریت پروژه به‌مواردی از قبیل فرایند مدیریت قلمرو، مدیریت کیفیت و … توجه شده و با تعیین و تعریف معیارهای بازنگری فرایندها و عملکرد، نسبت به پاسخ به نیازها و احتیاجات آموزشی اقدام می شود.

۴- فاز چهارم: ارزیابی نیاز مندیهای تعیین شده و پیاده‌سازی آن: پس از تعیین نیازمندیها، آن ها را مورد ارزیابی قرار داده تا در مراحل اولیه تأسيس دفتر مدیریت پروژه از بروز مشکلات و موانع جلوگیری شود. این فاز در برخی از موارد با فاز ۳ ادغام شده و به صورت یکپارچه انجام می پذیرد. نهایتاً با راه اندازی و تأسيس دفتر مدیریت پروژه سازمان در جهت بهبود های ذکر شده حرکت خواهد کرد.

۵- فاز پنجم: ارزیابی و بهبود مستمر دفتر مدیریت پروژه: پس از گذشت یک مدت از شروع کار دفتر مدیریت پروژه می‌توان با معیارهای موردنظر به اعتبارسنجی کارهای انجام شده و انجام نشده پرداخت. همچنین می‌توان از این قسمت و با توجه به نقاط ضعف و قوت دفتر مدیریت پروژه، چه از نظر طراحی و چه از نظر عملکردی با توجه به معیارهای موردنظر سازمان، به ارائه توصیه ها، پیشنهادها و استراتژی‌های بهبود و پیشرفت پرداخت. توسعه استراتژی پیشرفت و بهبود با ارزیابی عملکرد دفتر مدیریت پروژه از گذشته تاکنون امکان‌پذیر است.

۲-۱۸ سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه

موفقیت اجرای پروژه های بزرگ صنعتی و عمرانی نیاز به رویکردی سیستماتیک در برنامه ریزی و کنترل نحوه اجراء فعالیت‌ها از نظر زمان اجراء و هزینه دارد. کار اصلی سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه عبارت از تهیه، گردآوری، ثبت و نگهداری اطلاعات مراحل مختلف دوره زندگی پروژه و پردازش، طبقه ندی و تحلیل آن ها و تهیه گزارشات لازم برای مدیر پروژه است. هدف این سیستم، هدایت پروژه بر طبق زمانبندی و بودجه تعیین شده و تامین اهداف و محصولات نهائی پروژه و ذخیره اطلاعات حاصله جهت استفاده در پروژه های بعدی می‌باشد. این سیستم باید مدیر پروژه را در بهینه کردن سه عامل زمان، هزینه و کیفیت در اجرای پروژه یاری نماید. یک سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه خوب باید دارای توانایی‌ها و قابلیت‌های زیر باشد:

تعیین تاریخ اتمام پروژه در مرحله برنامه ریزی و زمانبندی اولیه. تعیین ساختار شکست کار اجرای صحیح و عدم تداخل فعالیت ها و منابع آن ها. ارائه راه حل با صرفه جهت جبران تاخیرات در اجراء برخی فعالیت‌های پروژه در زمان اجراء. ارائه راه حل با صرفه جهت تسریع مدت اجراء پروژه در صورت تغییر در شرایط اقتصادی و اجتماعی در کشور یا سازمان مولد پروژه و تغییر اولویت‌های پروژه و نیاز به اجراء سریعتر آن. زمانبندی و برنامه ریزی در جهت استفاده از نیروی انسانی، ماشین آلات و تجهیزات و به طور کلی منابع مصرف مجدددر جهت استفاده مطلوب ازآنها و گریز از بروز تنگنا و محدودیت در این زمینه. چگونگی توزیع مواد و به طور کلی منابع غیر مصرف مجدد میان پروژه ها و فعالیت‌های مختلف آن ها. زمانبندی سفارشات خرید مواد، مصالح، ماشین آلات و تجهیزات جهت کاهش هزینه های انبارداری و ضایعات و همچنین زیان‌های ناشی از راکد ماندن منابع مالی پروژه. تعیین میزان نقدینگی پروژه درهرواحدزمانی جهت پرداخت به موقع صورتحسابها و پیش پرداخت‌ها. ثبت و تجزیه و تحلیل نتایج حاصله در مواقع لزوم تغییر در برنامه ریزی پروژه و نگهداری جهت استفاده در پرژوه های آتی و جلوگیری از بروز مشکلات مشابه.

۲-۱۹ مراحل برنامه ریزی و کنترل پروژه

۱ – مرحله برنامه ریزی

برنامه ریزی پروژه شامل کارهایی است که با انجام آن ها می توان فعالیت‌های پروژه و روابط میان آن ها را شناخت و مدت، منابع مورد نیاز و هزینه اجرای آن ها را ‌بر اساس معیارهای موجود در سازمان مولد پروژه برآورد نمود.

مراحل مختلف برنامه ریزی را می توان به گام‌های زیر تقسیم بندی نمود:

. گام اول: تحلیل پروژه، شناخت فعالیت‌ها و روابط آن ها، تهیه ساختار شکست کار (WBS).1. مشخص کردن فاز بندی اجرایی پروژه ‌بر اساس سازماندهی اجرای فعالیت‌های آن و تعیین فعالیت‌های عمده هریک از فازهای پروژه یا به عبارت دیگر تقسیم پروژه به زیر پروژه های آن.۲٫ شکستن هر زیر پروژه به جزییات آن و تعیین کلیه فعالیت‌های پروژه ‌بر اساس نحوه اجرای آن.۳٫ طراحی ساختار شکست کار (WBS) به صورت منظم و سیستماتیک با روش از بالا به پایین (TOP – DOWN) که با توجه به نوع، شکل سازماندهی و وسعت پروژه می‌تواند ‌بر اساس فازهای اجراء پروژه، کارهای عمده پروژه، محصول نهائی و اجزای آن، واحدهای سهیم در اجرای پروژه و یا ترکیبی از آن ها انجام گیرد.۴٫ تعیین تمام وقایع و رخدادهای اجرایی پروژه (Milestones) جهت تسهیل در کنترل های بعدی و تأکید بر پایان بعضی از فعالیت‌های حیاتی در زمان معین.۵٫ شناخت و تعریف روابط تقدم و تاخر بین فعالیت‌ها به طور صحیح و واقعی.

گام دوم: برآورد مدت، منابع مورد و هزینه اجرای هر یک از فعالیت‌های پروژه.

۱٫ برآورد و تخمین مدت اجرای هر یک از فعالیت‌های تعیین شده در گام اول با توجه به نظریات کارشناسان اجرایی و تجربیات قبلی در زمینه اجرای پروژه های مشابه.۲٫ ترسیم شبکه پروژه با بهره گرفتن از روش CPM (Critical Path Method) و بهره گیری از برنامه های نرم افزاری تخصصی در امر برنامه ریزی و کنترل پروژه.۳٫ برآورد منابع انسانی، تجهیزات و ماشین آلات مورد نیاز جهت اجرای هر یک از فعالیت‌های پروژه.۴٫ برآورد مواد و مصالح مورد نیاز جهت اجرای پروژه.۵٫ تعیین و شناخت منابع موجود و قابل دسترس و امکان به کارگیری آن ها.۶٫ برآورد هزینه اجرائی هر یک از فعالیت‌ها با توجه به هزینه های ثابت و متغیر آن ها.۷٫ تجزیه و تحلیل هزینه های پروژه و مقایسه نتایج حاصله با بودجه تعیین شده برای اجرای پروژه توسط سازمان مولد پروژه.

گام سوم: زمانبندی پروژه، برنامه ریزی منابع، بررسی رابطه زمان و هزینه و بررسی مشکلات احتمالی.